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RGPD – LOPD Guía aplicación 4 RESPONSABILIDAD ACTIVA

RGPD puntos clave para adaptarse a los nuevos reglamentos: Medidas de Responsabilidad Activa

RGPD – LOPD Guía aplicación 4 RESPONSABILIDAD ACTIVALa novedad del RGPD pasa por considerar más variables que la simple naturaleza de los datos y sus tratamientos así como un enfoque en la responsabilidad activa que por supuesto debe ser demostrable, en la determinación del riesgo para los derechos y libertades de los afectados y en la vigilancia y adopción de medidas para evitarlos.

El reglamento GRPD determina una serie de medidas como garantía de que los datos son tratados de acuerdo a sus requisitos y requiere que seamos capaces de acreditar que lo estamos haciendo

1 Análisis de Riesgo

El primer paso para determinar qué medidas deben adoptarse es la realización de un Análisis sobre los Riesgos que los tratamientos de datos que estamos haciendo o hemos planificado puedan significar para los derechos y libertades de los interesados.

En este sentido se establecen:

  • Medidas obligatorias a aplicar de forma ponderada en función del nivel y tipo de riesgo
    • Protección de datos desde el diseño
    • Medidas de seguridad
  • Medidas a adoptar solo si el tratamiento supone un alto riesgo para los derechos y libertados como por ejemplo la realización de una Evaluación de impacto sobre la Protección de Datos.

OBLIGACION

Realizar una evaluación o valoración del riesgo de los tratamientos de datos que realizamos

Mientras las grandes empresas deberán adoptar un método reconocido para realizar esta tarea, las pequeñas empresas que realicen tratamientos de poca complejidad podrán simplemente documentar la evaluación de riesgos con su propia metodología.

EL análisis de riesgos derivara en medidas especiales en base al nivel de riesgo y del impacto que los mismos pueden causar en los derechos y libertades de los interesados

¿Cuándo estamos obligados a adoptar dichas medidas?

  • 1. Cuando se tratan datos sensibles
  • 2. Cuando los datos afectan a una gran cantidad de personas
  • 3. Cuando se elaboran perfiles
  • 4. Cuando se cruzan los datos obtenidos con otras fuentes
  • 5. Cuando la finalidad con la que se han obtenido puede cambiarse
  • 6. Cuando se tratan gran cantidad de datos (Análisis masivo)
  • 7. Cuando se utilizan tecnologías especialmente invasivas (Video vigilancia, geolocalización, Internet de las cosas etc.)

2 Registro de actividades de tratamiento

El reglamento RGPD establece la obligación de mantener registros de las operaciones de tratamiento de datos. Esta tarea es responsabilidad de los encargados y responsables y debe incluir al menos la siguiente información:

  • 1. Datos de contacto del responsable y del delegado de protección de datos
  • 2. Finalidad del tratamiento
  • 3. Tipos de interesados y de datos personales tratados
  • 4. Datos sobre transferencias internacionales de datos

Exenciones: de esta obligación están exentas las pequeñas empresas (menos de 250 trabajadores) que no realicen tratamientos que entrañen riesgos para los derechos y libertades de los interesados ni manejen datos especialmente sensibles o relativos a condenas o infracciones penales

Como punto de partida para los registros de tratamientos podemos utilizar

  • Los ficheros notificados a la AGPD añadiendo el detalle de las operaciones sobre cada conjunto de datos
  • Agrupando las actividades de acuerdo a su finalidad (Nominas, gestión de clientes etc.)

3 Protección de Datos desde el Diseño

Ahondando en el enfoque preventivo del nuevo RGPD se requiere realizar un análisis preventivo de como afectaran a la protección de datos personales en el momento del diseño o cambio de un tratamiento de datos dentro de la organización.

Debemos garantizar:

  • 1 que se aplican los requisitos del RGPD desde el diseño de cualquier producto o servicio que requiera un nuevo tratamiento o finalidad
  • 2 Se deben aplicar además criterios sobre el diseño de nuevos tratamientos que eviten el tratamiento de datos innecesarios en cuanto a:
    • Cantidad y tipos de datos
    • Extensión del tratamiento
    • Periodos de conservación y accesibilidad a los datos

4 Medidas de seguridad

Como ya hemos anunciado en este punto hay una novedad respecto a la anterior legislación en cuando a

NOVEDAD RGPD

Las medidas de seguridad han de establecerse en base a los riesgos detectados y no solamente según el tipo o naturaleza de los datos.

VALIDEZ

Aplicar medidas de seguridad según el esquema actual de la LOPD dejara AUTOMATICAMENTE de ser válido desde la entrada en vigor del RGPD (Mayo 2018).

DESDE MAYO 2918 las medidas de seguridad deberán ser la consecuencia de un análisis de riesgos previo que determine las medidas de seguridad adecuadas: EL resultado del análisis de riesgos podrá recomendar las mismas medidas que antes, recomendar nuevas medidas o suprimir algunas innecesarias.

CRITERIOS

Los criterios para la selección y aplicación de medidas deberían tener en cuenta:

  • Los costes técnicos y de aplicabilidad
  • El tipo de tratamiento de datos, su finalidad y alcance
  • Los riesgos para los derechos y libertades

5 Notificación de “violaciones de seguridad de los datos

El RGPD establece que:

Cuando se produzca una violación de la seguridad de los datos, el responsable debe notificarla a la autoridad de protección de datos competente, a menos que sea improbable que la violación suponga un riesgo para los derechos y libertades de los afectados.

Esta notificación debe

  • Realizarse sin retraso antes de 72 horas desde que se tenga constancia
  • Se debe mantener información documentada
  • Debe contener una información mínima
    • Índole y materia de la violación
    • Tipos de datos y de interesados afectados
    • Medidas adoptadas para solucionarla
    • Medidas paliativas de los perjuicios causados si procede
  • Se deberá informar también a los interesados si la violación es de alto riesgo para sus derechos y libertades para que puedan tomar medidas para protegerse de sus consecuencias
Además de la existencia de formularios estandarizados a nivel europeo podemos utilizar la sede electrónica de la AGPD para realizare las notificaciones en el siguiente enlace:

Notificación de las quiebras de seguridad

6 Evaluación de Impacto sobre la Protección de Datos

Ya hemos ido anunciando que es obligatorio realizar una Evaluación de Impacto sobre la Protección de Datos (EIPD):
  • 1. Cuando se prevea que hay riesgo para para los derechos y libertades de los interesados.
  • 2. El EIPD tendrá un contenido mínimo establecido (Guía para realizar un EIPD )
    IMPORTANTE
  • 3. El EIPD se realizara incluso sobre tratamiento iniciados antes de la fecha de aplicación del RGPD cuando representen un alto riesgo para los derechos o libertades de los interesados,
  • 4. CONSULTA OBLIGATORIA: si el resultado del EIPD sobre un tratamiento de datos resulta de alto nivel de riesgo y no es posible su mitigación o eliminación por el motivo que sea debe ser elevada unan consulta sobre este asunto a la AGPD

Aquí les dejamos una guía completa como ayuda para realizar el análisis de riesgos en la protección de datos personales

7 Delegado de Protección de Datos

EL RGPD requiere del establecimiento de la figura de Delegado de Protección de Datos (DPD) cuando se trata de
  • Organismos públicos
  • Responsables que contemplen actividades de datos sobre
    • Interesados a gran escala y/o
    • Datos sensibles a gran escala

CUALIFICACION

El Delegado de Protección de Datos (DPD) debe tener la cualificación necesaria en cuanto al conocimiento y la practica en la legislación de protección de datos

NOMBRAMIENTO

Los datos de contacto del DPD deben comunicarse a las autoridades de protección de datos y hacerse públicos

REQUISITOS

  • Autonomía e independencia en el ejercicio de funciones
  • Relación directa con la alta dirección de la organización
  • Debe tener la asignación de recursos adecuado para realizar sus actividades

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