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La información documentada en ISO 45001

¿Cómo afrontar la información documentada en ISO 45001?

La información documentada en ISO 45001Como ya hemos visto la nueva ISO 45001 sustituirá a la norma OHSAS como norma internacional para la seguridad y salud de los trabajadores.

A la hora de adaptarnos al nuevo estándar tenemos que tener en cuenta el nuevo enfoque sobre la “información documentada” como uno de los cambios básicos es en el en la nueva terminología operativa aplicada a documentos y registros en ISO 45001.

¿En qué se diferencia ISO 45001 con OHSAS 18001?

En un primer examen de la norma ISO 45001 basada en la nueva estructura del anexo SL observamos que los requisitos para "información documentada" parecen ser menos exigentes que en OHSAS 18001.

Si bien es innegable que la redacción de ISO 45001 nos brinda la oportunidad de agilizar el proceso de documentación dentro de una organización, lo que siempre es una buena noticia, si realizamos una inspección minuciosa de las cláusulas de la norma 45001 encontramos varios requisitos referidos a la documentación.

¿Cómo agilizar los procesos documentales sin comprometer nuestro cumplimiento del nuevo estándar?

Documentos Obligatorios en ISO 45001
  • Política de Seguridad y Salud (cláusula 5.2)
  • Roles y responsabilidades (cláusula 5.3)
  • Riesgos y oportunidades de la seguridad y salud (cláusula 6.1.1)
  • Procesos necesarios para abordar riesgos y oportunidades (cláusula 6.1.1)
  • Metodología y criterios para la evaluación de los riesgos de seguridad y salud (cláusula 6.1.2)
  • Objetivos y planes (cláusula 6.2.2)
  • Comunicación (cláusula 7.4)
  • Controles operacionales (cláusula 8.1.1)
  • Preparación para emergencias y proceso de respuesta (cláusula 8.6)
Registros Obligatorios en ISO 45001
  • Requisitos legales y de otro tipo aplicables (cláusula 6.1.3)
  • Registros de entrenamiento, habilidades, experiencia y calificaciones (cláusula 7.2)
  • Resultados de monitoreo y medición (cláusula 9.1)
  • Calibración y verificación del equipo de monitoreo y medición (cláusula 9.1)
  • Evaluación de las obligaciones de cumplimiento (cláusula 9.1.2)
  • Programa de auditoría interna (cláusula 9.2.2)
  • Resultados de las auditorías internas (cláusula 9.2.2)
  • Resultados de la revisión de la gestión (cláusula 9.3)
  • Incidentes No conformidades (cláusula 10.1)
  • Resultados de las acciones correctivas (cláusula 10.1)

Nuevo enfoque para Información documentada

El nuevo enfoque nos dice que debemos utilizar la información documentada en conjunto con un examen del estándar en sí, con el objetivo de garantizar la conformidad y el cumplimiento con todos los requisitos de la norma ISO 45001.

Este requisito se puede entender como una posibilidad de prescindir del formato de documento tradicional, sin embargo, nos obliga a elegir el formato y estructura de documentacion que mejor se adaptea cada organización.

Una estructura recomendable para empresas pequeñas y medianas podria ser:

  • Un documento general que incluya:
    • El alcance del sistema SST
    • Los métodos y procesos utilizados para abordar las oportunidades y riesgos
    • Los controles operativos y de planificación
    • Los requisitos de liderazgo y comunicación,
    • Una descripciÓn de cómo la organización se prepara para situaciones de emergencia.
    • Una menciÓn a la necesidad de documentar procesos a incorporar en la organización como
  • Procesos de revisión administrativa
  • AuditorIas internas
  • Acciones correctivas y No conformidades
  • Un documento de trabajo a modo de matriz de resultados en aspectos de seguridad y salud que:
    • Registre los resultados de los procesos
    • Que sirva para la evaluación, el análisis y la mejora
    • Que permita el establecimiento de objetivos de mejora

Este puede ser su documento de calidad de trabajo diario, mientras que el manual proporciona más guías de procedimiento en lugar de todos los documentos de proceso individuales que probablemente tenga ahora.

Adaptandonos al pensamiento basado en el riesgo

El punto central de la nueva es lan norma nos encontramos con la necesidad de considerar el riesgo y el efecto potencial de su organización. Esto significa que el analisis de riesgos debe ser el punto de partida para determinar las medidas de mitigacion del riesto en la seguridad y salud asi como la base para determinar la efectividad de las medidas abordadas y las oportunidades de mejora

Esto lo podemos integrar con los procesos documentados existentes realizando un análisis de los riesgos en los procesos que ya tenemos para decidir si los incorpora y los incorpora en el proceso documentado de análisis de riesgos

¿Qué hacemos con la documentación que ya tenemos?

El hecho de que los requisitos de "información documentada" sean menos específicos y prescriptivos, no es una razón para ignorar la documentación que probablemente haya pasado años adquiriendo para respaldar su sistema SST:

Se trata de que le demos el enfoque de cómo esta información respalda el cumplimiento los requisitos del SST

A la información existente deberemos incorporar algunas descripciones de procesos obligatorias en un documento sobre análisis de riesgos además de utilizar los resultados (anteriormente "registros") para el establecimiento de medidas y acciones para abordar los riesgos y oportunidades.

Un análisis de riesgos formalmente establecido nos ayudara a determinar, sobre la base de nuestro sistema actual de documentos, a determinar qué debemos considerar como documentación obligatoria en cuanto a su impacto en la Seguridad y Salud de los trabajadores

ANALISIS DEL CONTEXTO

Parea cumplir con el espíritu de la nueva norma ISO 45001, el proceso de análisis de riesgos y oportunidades debe tener en cuenta además

  • Que existe una involucración directa de la dirección en impulsar su elaboración así como en el establecimiento de medidas correctivas y análisis de sus resultados
  • Tomar en consideran los requisitos de las partes interesadas (clientes, accionistas, etc.) involucrando de manera especial a los empleados

CONCLUSION

Una nueva estructura de documentación mas ágil es la que consigue un nuevo orden documental que se enfoca en el aseguramiento y la consideración del riesgo de comprometer la salud y la seguridad de los empleados y contratistas

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