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Certificado ISO 9001 Guía práctica (5) Gestión del Conocimiento

Gestión del Conocimiento según ISO 9001:2015

Certificado ISO 9001 Guía práctica (5) Gestión del ConocimientoSe trata de un nuevo requisito de la norma ISO 9001 en su versión 2015 donde por primera vez el conocimiento y su gestión, forman parte nuclear de un estándar internacional para el aseguramiento de la calidad de productos y servicios.

Resumiendo, la gestión del conocimiento con los nuevos requisitos de la gestión de la calidad debe ser algo visible dentro de una herramienta de gestión como un elemento de mayor centralidad de forma que cualquier organización que quiera certificarse o mantener su certificado tendrá que demostrar cómo gestiona su conocimiento y cómo prevé adquirir nuevos conocimientos que le resultaran necesarios en el futuro.

Los requisitos para gestionar el conocimiento dentro de la organización se nos describen en el punto 7.1.6. Conocimiento organizacional que contiene los requisitos para su consideración y de como mantenerlo.

En este artículo veremos cómo integrar este nuevo requisito dentro de nuestro sistema de Gestión de la Calidad SGC.

Que dice la cláusula 7.1.6

Citando la norma:

La organización debe determinar los conocimientos necesarios para la operación de sus procesos y lograr la conformidad de los productos o servicios. Se mantendrán estos conocimientos, y serán puestos a disposición en la medida necesaria. Al abordar las necesidades y tendencias cambiantes, la organización debe considerar sus conocimientos actuales y determinar cómo adquirir o acceder a los conocimientos adicionales necesarios.

NOTA 1: Los conocimientos de la organización son conocimientos específicos que la organización adquiere generalmente con la experiencia. Es información que se utiliza y se comparte para lograr los objetivos de la organización.

NOTA 2: Los conocimientos de la organización pueden basarse en:

1. Fuentes internas (por ejemplo, propiedad intelectual, conocimientos adquiridos con la experiencia, lecciones aprendidas de los fracasos y proyectos exitosos, capturar y compartir conocimientos y experiencia no documentados, los resultados de las mejoras en los procesos, productos y servicios).

2. Fuentes externas (por ejemplo, normas, instituciones académicas, conferencias, recopilación de conocimientos provenientes de clientes o proveedores externos).”

¿Por qué una Gestión del Conocimiento en ISO 9001?

Este requisito de la nueva norma ISO 9001:2015 no implica necesariamente implantar una norma o sistema específico para la gestión del conocimiento. Lo que hace es requerir a las organizaciones, se trata más bien de tener en cuenta el conocimiento para asegurar la calidad de los bienes y servicios producidos.

Para cumplir este requisito deberemos

  • Identificar y gestionar el conocimiento necesario o crítico para la consecución de los objetivos o lo que es lo mismo, todos los conocimientos necesarios para mantener el funcionamiento de los procesos y la calidad de los productos y servicios
  • Promover el aprendizaje organizacional para la adquisición de nuevos conocimientos necesarios para el desempeño futuro de la organización.

No es necesario mencionar que el conocimiento es la base para mejorar el desempeño de una organización y así aumentar las posibilidades en el logro de los objetivos

Desgranando los requisitos para una Gestión del Conocimiento en ISO 9001:2015

Aquí les dejamos algunas recomendaciones para cumplir con los requisitos que se desprenden de la cláusula 7.1.6

PRINCIPIOS y HERRAMIENTAS DE GESTION DEL CONOCIMIENTO
  • Instancias de aprendizaje: fomentar las acciones que faciliten el aprendizaje tales como instancias formativas, jornadas de reflexión y todas aquellas acciones que faciliten el aprendizaje basado en la experiencia, casos de éxito o fracaso etc.
  • Compartir el conocimiento: los procesos y procedimientos de intercambio y transferencia de información son básicos para poder garantizar la correcta difusión de los conocimientos dentro de la organización.
  • Retención del Conocimiento: Se trata de proteger el conocimiento crítico y más valioso dentro de la organización (Know how) mediante políticas de personal y formación adecuadas
  • Revisar el conocimiento: es del todo conveniente revisar periódicamente la mejora de los conocimientos de la organización mediante políticas de análisis de las mejores prácticas en el mercado (benchmarking) que nos ayuden a la adquisición de nuevos conocimientos necesarios para mantener la calidad de nuestros procesos.
  • Mantener el Conocimiento. La sistematización y difusión del conocimiento debe estar soportado por herramientas tales como
    • Bases de datos de conocimientos
    • Instrucciones de trabajo
    • Listas de comprobación que permiten
    • Programas de formación
    • Formación específica sobre el puesto de trabajo

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