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Sistema de comunicaciones de emergencia, factores a tener en cuenta

CONTINUIDAD DEL NEGOCIO: Criterios para Infraestructuras de Comunicaciones

En situaciones de crisis las empresas necesitan sacar el mejor rendimiento a sus sistemas de comunicaciones

Las plataformas de comunicaciones entre empleados y la organización nos permiten la identificación temprana de las incidencias así como la transmisión de instrucciones para su rápida corrección y evaluar su impacto recibiendo las respuestas que nos ayuden a cuantificar su impacto.

En un mundo globalizado como el actual y en una situación de crisis, se hace imprescindible poder mantener una comunicación bidireccional de forma segura eficaz y fiable con nuestros empleados en todo momento.

Supongamos además que debemos mantener una organización en la que debemos planificar las rutas, horarios y planes de viajes de nuestros empleados. En esta situación es cuando nos planteamos la viabilidad de realizar esto de forma manual y donde al menos necesitaremos “si o si” mantener una plataforma de comunicaciones críticas para implementar los planes de gestión de la crisis y que ayude a mantener a la empresa operativa en el caso de una emergencia y de no comprometer la seguridad de nuestros trabajadores.

He aquí que tenemos un reto por delante a la hora de definir un plan de comunicaciones de crisis.

 Factores a tener en cuenta en un sistema de comunicaciones de emergencia 

Las comunicaciones de emergencias en primer lugar deben ser multimodales con el objetivo garantizar el 100% de la disponibilidad, De esta forma, utilizaremos todos los caminos posibles y/o disponibles hasta la confirmación de la entrega de a información deseada.

Las notificaciones deben enviarse de forma masiva a través de varias rutas de contacto que incluyen la transmisión de mensajes SMS, mensajes de correo electrónico, Llamadas VoIP, alertas voz-a-texto, notificaciones de aplicaciones etc. De hecho, hoy en día. con un software basado en tecnologías cloud instalado en el smartphone de un empleado podemos encontrar más de 100 rutas de contacto diferentes que las empresas pueden utilizar para comunicarse y enviar mensajes seguros.

En esta área las plataformas basadas en la nube tienen una ventaja sobre otras formas y herramientas de comunicación de crisis.

Como ejemplo pongamos la utilidad de las redes Wi-Fi que han  demostrado ser muy valiosas en términos de comunicación de crisis y la continuidad del negocio durante situaciones de emergencia. Así, durante los recientes ataques terroristas en Bruselas en marzo el año 2016, la red GSM quedó fuera de servicio, haciendo imposible la comunicación móvil estándar. Los ciudadanos de la capital belga no fueron capaces de enviar mensajes a familiares, amigos y compañeros de trabajo. El equipo en el aeropuerto de Bruselas hizo pública su Wi-Fi, lo que permitió a cualquier persona con una conexión Wi-Fi en su dispositivo pudiera enviar y recibir mensajes.

En la gestión de una crisis y la continuidad del negocio, la flexibilidad que nos permite la funcionalidad multi-modal es esencial para asegurar que un alto nivel de respuesta a la hora rápidamente del envío de las comunicaciones de emergencia.

 Obtener la respuesta correcta 

Cuando nos vemos dentro de una crisis ya hemos visto que el primer obstáculo es la comunicación fiable y segura con los empleados. El segundo reto al que nos enfrentamos es la recepción y cuantificación de las respuestas. Se trata de  buscar una solución con la función de sondeo de dos vías; esto significa contar con un diseño de plantillas a medida para enviar a personal en caso de una emergencia. Esto permite a los empleados responder con rapidez e informar en todo momento del  estado actual y así evaluar las necesidades de ayuda. Ser capaz de enviar notificaciones y recibir las respuestas, todo dentro de unos minutos, significa que podemos obtener rápidamente la visibilidad de un incidente y reaccionar de manera más eficiente a una emergencia.

 La importancia de la información de ubicación

Los planes de comunicación de crisis son mucho más eficaces cuando además contamos con la información de la localización. El fácil acceso a la información de ubicación precisa significa una importante ayuda para adoptar un enfoque basado en el riesgo a la hora de dirigir correctamente las comunicaciones.

Por ejemplo, a la hora de organizar una fuerza de ventas que opera en varios lugares de una ciudad o un extenso territorio, para conocer su localización algunas empresas utilizan dispositivos de seguridad de localización por GPS, pero éstos son caros y susceptibles de ser perdidos o robados. También podría argumentarse que si son intrusivos, ya que no se pueden desactivar.

La respuesta se encuentra en sacar provecho de la información que ya está siendo recopilada y utilizarla de manera inteligente para entender más acerca de dónde podría ser un empleado. Los empleados ya proporcionan información sobre dónde se encuentran en varias formas diferentes. Por ejemplo, cuando los empleados se conectan a través de la red Wi-Fi parece seguro asumir que están en un determinado edificio. Además, la información sobre los accesos también proporciona información sobre la ubicación.

Mediante la combinación de estos datos, no tenemos necesidad de generar información de ubicación adicional o causar preocupación entre los empleados de que están siendo rastreados.

Esta es una manera de que las organizaciones pueden recibir actualizaciones regulares con respecto a la última ubicación conocida de sus empleados, y enviar alertas pertinentes.

Combinando los datos de control de acceso, Wi-Fi y datos de viaje, itinerarios, rutas etc., las organizaciones tienen datos dinámicos de la ubicación de sus empleados (ubicaciones reales y esperadas).

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