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UNE 19601

Un estándar de referencia internacional

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¿Qué es UNE 19601?

UNE 19601 es un estándar de referencia internacional indispensable para las empresas y organizaciones que quieran  divulgar  su compromiso con comportamientos éticos y responsables con el cumplimiento legal.

CUMPLIMIENTO LEGAL UN EL RETO PARA LAS EMPRESAS

Dentro del sector empresarial y otras organizaciones existe una preocupación creciente por distinguir aquellas empresas que realizan sus actividades con atención al cumplimiento legal y promueven la ética y el buen comportamiento de aquellas que no lo hacen o puedan estar relacionadas con comportamientos delictivos.

El desarrollo de modelos de gestión para prevenir comportamientos delictivos en las organizaciones y la necesidad de acreditar estas buenas prácticas en las empresas ha impulsado a desarrollar en España un estándar para la certificación en Compliance Penal como lo es la norma UNE 19601

Responsabilidad Penal de las personas Jurídicas

La responsabilidad penal de las personas jurídicas fue desarrollada en España en la reforma del código Penal Español de 2015 donde se impone como requisito implementar sistemas de gestión de compliance penal, que permitan a una organización demostrar y acreditar su diligencia en el ámbito de la prevención y detección penal

La responsabilidad penal de las personas jurídicas implica desde 2015 que las actuaciones delictivas no solo de una empresa como tal, sino de cualquiera de sus directivos o empleados puede  ser motivo de responsabilidad penal para los directivos de dicha empresa o para la misma empresa. Esto significa que una empresa está expuesta a multas, penas de inhabilitación o suspensión de actividad así como quedar fuera de licitaciones o contratos públicos por los delitos cometidos por sus empleados o directivos.

La única forma de evitar o ser exonerado de la responsabilidad penal de la persona jurídica es la vía que establece la propia legislación: Demostrar la debida diligencia  y control mediante sistemas de gestión para detectar y evitar los comportamientos delictivos. En otras palabras, contar con un sistema de gestión de Compliance Penal eficaz dentro de la empresa u organización

UNE 19601 la respuesta para Certificarse
en COMPLIANCE PENAL EN ESPAÑA

Como una respuesta tanto a la preocupación internacional por la ética y buenas prácticas de cumplimiento legal y al entorno legislativo español se ha desarrollado en España una normativa con el objetivo de:

  • Ser una referencia de valor internacional, al adoptar las mejores prácticas internacionales sobre Compliance Penal desarrolladas por la norma ISO 19600 de referencia mundial en el sector.
  • Incorporar las necesidades y requisitos de la legislación española incorporando los requisitos del código penal en cuanto a la “debida diligencia” necesaria dentro de una organización para poder ser exonerada de la responsabilidad penal

En este aspecto la NORMA UNE 19601 se propone como una herramienta eficaz para cualquier organización que quiera:

  • Obtener un certificado sobre su diligencia y preocupación por la prevención de delitos y cumplimiento legal
  • Quiera mantenerse dentro de la legalidad
  • Incorpore mecanismos eficaces de prevención de delitos
  • Evitar la responsabilidad penal demostrando la debida diligencia mediante un sistema compliance penal eficaz y bien implantado
  • Contar con un sistema de compliance penal con reconocimiento internacional al adoptar las recomendaciones de ISO 19600
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ASPECTOS CLAVE PARA IMPLANTAR UNE 19601

Estructura de alto nivel

Una de las ventajas de la norma UNE 19601 es que está basada en la estructura de alto nivel del anexo SL común a todas las nuevas normas ISO. Esto nos facilita que podamos tratar de forma integrada distintos sistemas de gestión dentro de la organización dedicado a fines diversos como la calidad, medio ambiente o seguridad de la información con una estructura común y suficientemente integrada donde podamos aprovecharnos de muchos elementos comunes

Contexto de la Organización

En común con las normas ISO la comprensión de la organización es el primer factor clave a tener en cuenta

Un sistema de compliance debe considerar algunos factores específicos de esta norma a tener en cuenta dentro de la determinación del ALCANCE, pues si bien en otras normas los procesos del negocio son un factor clave para determinar el alcance, en un sistema de Compliance deberemos tomar en cuenta otros aspectos como son

Estructura Societaria y ámbito de operaciones

  • La estructura societaria de la organización analizando de forma clara las personas jurídicas involucradas
  • El ámbito de las operaciones (Nacional, internacional )

Estructura Jerárquica o cadena de mando

Se trata de definir con claridad la estructura de relaciones en la organización de forma que quede claramente establecido quien reporta a quien, desde la parte inferior a la superior en una organización.

Este punto tiene su importancia en cuanto nos detenemos en el estudio del código penal donde se establecen distintas intensidades en la imputación de la persona Jurídica dependiendo de su función en la cadena de mando de la organización

Aquí nos topamos con el Articulo 31bis del código penal donde queda retratada esta dualidad en que por un lado en que la persona física habrá de responder del delito y de otro en el que la persona Jurídica será responsable o autor del delito, cayendo la responsabilidad sobre su representante  o quien actúa por cuenta de este.

En este caso se distinguen dos supuestos previstos en el Código penal que son relevantes y que deberemos tener en cuenta a la hora de definir correctamente la cadena de responsabilidades en un sistema Compliance bien estructurado para una organización

CITANDO EL CODIGO PENAL

Las personas jurídicas serán penalmente responsables:

  1. De los delitos cometidos en nombre o por cuenta de las mismas, y en su beneficio directo o indirecto, por sus representantes legales o por aquellos que actuando individualmente o como integrantes de un órgano de la persona jurídica, están autorizados para tomar decisiones en nombre de la persona jurídica u ostentan facultades de organización y control dentro de la misma.
  2. De los delitos cometidos, en el ejercicio de actividades sociales y por cuenta y en beneficio directo o indirecto de las mismas, por quienes, estando sometidos a la autoridad de las personas físicas mencionadas en el párrafo anterior, han podido realizar los hechos por haberse incumplido gravemente por aquéllos los deberes de supervisión, vigilancia y control de su actividad atendidas las concretas circunstancias del caso”.

Determinar la función de compliance de forma integrada dentro de la organización supone garantizar el debido control y vigilancia dentro de las tareas cotidianas. Este es otro de los factores clave a tener en cuenta pues según deducir de los apartados  anteriores, la vigilancia y el debido control es el punto central objetivo de todo sistema  de compliance

Integrar la función de compliance dentro de una organización puede suponer una tarea ardua si no se realiza de forma que no suponga una traba para el desempeño normal del resto de funciones dentro de la empresa. Para ello es fundamental contar con la asesoría adecuada que pueda orientar a la organización sobre las medidas más oportunas y como integrarlas de forma que no se alteren los normales  procesos del negocio

La función de compliance debe tener la suficiente autonomía pero siempre teniendo en cuenta el factor de integración de las medidas de compliance con los procesos del negocio. Para ello deberíamos aprovechar todas las áreas comunes a otros sistemas de gestión estratégica y funciones de control.

Aquí encontramos otro de los pilares o puntos clave de la comprensión de la organización como es el análisis de riesgos y el establecimiento de objetivos de compliance, los cuales podremos siempre integrar con el análisis de riesgos en temas como la calidad, medio ambiente, seguridad de la información u otros

Por otro lado, la evaluación de riesgos de cumplimiento legal del que hablaremos más tarde en detalle y el establecimiento de objetivos de compliance, son los elementos base para establecer los protocolos y medidas para el sistema de compliance

Un buen análisis del contexto de la organización es fundamental para que el análisis de riesgos sea lo más completo y eficaz posible garantizando que se tienen en cuenta todas las partes interesadas de la organización

Para ello la norma UNE 19601 establece como requisito realizar al menos:

  • Un análisis de la estructura y tamaño de la organización
  • Determinar la ubicación de la organización y los sectores donde la organización desempeña sus actividades
  • Identificar la naturaleza y complejidad de sus actividades y servicios
  • Determinar todas las entidades que son controladas por la organización, los miembros de la organización y los intereses de los socios del negocio
  • Detallar todas las relaciones con entidades públicas en cuanto a su alcance y complejidad
  • Identificar todas los requisitos legales, contractuales y profesionales que pueden afectar a la organización

Mantener información documentada de todos estos requisitos para demostrar el adecuado cumplimiento con la identificación adecuada del contexto de la organización

Liderazgo en UNE 19601

Este capítulo nos habla de cómo establecer las distintas funciones de cada órgano dentro de la empresa de cara al compliance  legal  y de forma central como establecer y diseñar una política de compliance

La política de Compliance tiene que diseñarse en base a requisitos específicos donde se debe evidenciar

  • Los objetivos de la organización en orden a evitar los riesgos penales
  • El compromiso y liderazgo de la alta dirección de la organización respecto a evitar la comisión de delitos

Uno de los aportes interesantes de esta norma es que establece requisitos para determinar las funciones de compliance en tres niveles

  • Responsabilidades para el órgano de gobierno
  • Responsabilidades del órgano de compliance
  • Responsabilidades de la alta dirección

El órgano de gobierno es quien tiene que determinar las funciones del sistema de compliance y del órgano de compliance dentro de la organización y es quien debe asegurar finalmente la efectividad del sistema de gestión de compliance apoyando en todo momento a la función de compliance.

El órgano de compliance es quien diseña y pone en funcionamiento el sistema de gestión de compliance y está en todo momento vigilando que el sistema este operativo para conseguir sus objetivos. Debe además reportar en todo momento informando del nivel de cumplimiento de las metas y objetivos del plan de compliance penal.

Finalmente la alta dirección debe ejercer la función de liderazgo y compromiso que garantice que:

  • El sistema compliance se aplica con eficacia
  • Que se dota de recursos necesarios para su funcionamiento
  • Protege a los empleados que cumplen con el plan de compliance Penal

En cuanto a las funciones de compliance penal, también se establecen requisitos para garantizar su cumplimiento por los mandos intermedios y todo el personal naturalmente.

PLANIFICACION UNE 19601

El punto central de la planificación del sistema de compliance no podía ser otro que el análisis de riesgos donde determinaremos o valoraremos que medidas deberemos adoptar para conseguir los objetivos de compliance.

Se trata pues de realizar un análisis de riesgos compliance penal que nos ayude a determinar los protocolos de actuación propios y específicos de nuestra actividad que nos ayuden a prevenir los delitos

FASES DEL ANALISIS DE RIESGOS PENALES

FASE 1 Determinar los factores internos y externos

En este punto nos referimos a determinar todos los riesgos penales relacionados con la actividad propia de la organización teniendo en cuenta:

  • La actividad y localización de las actividades de la empresa
  • Los socios, clientes y todas las partes interesadas (Proveedores etc.) y especialmente las relaciones con Administraciones Publicas
  • El Personal: Las relación entre las funciones de la empresa y los riesgos penales (Funciones de compras, comercial etc.) todas aquellas áreas que puedan tener mayor o menor riesgo en la comisión de delitos así como la estructura de reporting y flujo de información
  • Estudio detallado de los productos y servicios en su relación con los riesgos de comisión de delitos, incumplimientos legales, malas prácticas y riesgos inherentes a los propios servicios (Riesgos medioambientales, Seguridad y salud etc.)

Finalmente se considera necesario realizar un estudio o inventario de todo el marco legal y normativo que afecta a la empresa y su actividad

  • Relacionados con las áreas de operación.
    • Operaciones en el extranjero. riesgos por factores como la corrupción el terrorismo
    • Sector o actividad. Riesgos inherentes al tipo de actividad de la empresa. Por ejemplo si una empresa realiza actividades de importación y transportes en el extranjero debe valorar los riesgos en la comisión de delitos relacionados con cualquier tipo de violación de las leyes de importación o tráficos ilegales
    • Situación financiera y económica. El análisis económico de la empresa puede determinar también el riesgo inherente a ciertos delitos
    • El análisis de la competencia en el sector también puede determinar el mayor o menor riesgo a ciertos delitos como los relacionados con la propiedad intelectual, daños informáticos etc.

FASE 2 EL ANALISIS DE RIESGOS PENALES

En esta fase deberemos determinar el nivel de riesgo penal de la organización en base a la probabilidad y las consecuencias para la empresa de la comisión de todos los tipos de delitos identificados en la fase anterior

Una forma de calcular el riesgo penal para cada tipo de delito es tener en cuenta factores como

  • El tamaño o número de empleados de la organización
  • Los controles establecidos para evitar la comisión de delitos
  • La probabilidad inherente a la organización en base al histórico en la comisión de determinados delitos
  • El grado de cumplimiento legal y normativo de la organización
  • El grado de cumplimiento de las normas propias y procedimientos en la organización
  •  

 FASE 3 EVALUACION DEL RIESGO

Finalmente cuando ya hemos identificado los riesgos tenemos básicamente 3 opciones

  • Eliminar o minimizar el riesgo mediante protocolos, medidas de control y procedimientos para evitar que los riesgos se materialicen (De esto trataremos en el punto OPERACIÓN UNE 19601.
  • Asumir el riesgo

Compensar el riesgo mediante medidas tendentes a trasladar el riesgo fuera de la organización

Hemos hablado en el punto anterior que el resultado del análisis de riesgos sin una serie de acciones que la organización debe emprender para evitar el riesgo penal.

Aquí es donde la norma nos introduce en el concepto de Objetivos, pues no se trata de poner una serie de acciones a realizar así sin más, si no que deberemos seguir un sistema de objetivos donde las medidas a tomas para evitar el riesgo tengan una serie de requisitos como:

  • Que sean coherentes con los objetivos y la política de la organización así como con los resultados del análisis de riesgos
  • Que sean objetivos medibles y planificados en el tiempo
  • Que se realice un seguimiento y control de su nivel de cumplimiento
  • Que haya un responsable o encargado de realizar e informar del nivel de cumplimiento de los objetivos

Que exista una información documentada que acredite que se cumplen estos requisitos

IMPORTANTE

A la hora de establecer objetivos debemos tener en cuenta la trazabilidad de cualquier medida de compliance ya que no debemos olvidarnos de la posibilidad de tener que enfrentar una situación de investigación de un hecho penal, donde se nos exigirá probablemente una trazabilidad de como se han identificado las materias, actividades o procesos sujetos al análisis de riesgos => Como se ha realizado la identificación y determinación de los riesgos => como se ha evaluado el riesgo => qué medidas se han puesto para tratar los riesgos=> como se ha hecho el seguimiento y la evaluación del cumplimiento de dichas medidas

APOYO UNE 19601

Antes de entrar en la implementación de medidas de compliance derivadas del análisis de riesgo y el contexto de la organización la norma nos propone una reflexión sobre puntos relevantes a tener en cuenta en el desarrollo de su implementación. No olvidemos que esta norma pretende ser eminentemente práctica y sobre todo efectiva por lo que el simple cumplimiento de unos requisitos no parece ser la mejor manera de implementarla

Pongamos atención entonces en los siguientes puntos que nos propone la norma

Como desarrollo específico sobre temas de compliance la norma nos propone que tengamos muy en cuenta la cultura de compliance recogiendo el espíritu de la Circular de la fiscalía sobre la responsabilidad penal de las personas jurídica de 2016.

Resulta interesante tener en cuenta la definición de cultura de compliance dada por la norma

CITANDO LA NORMA

El desarrollo de una cultura de compliance exige que el órgano de gobierno  y la alta dirección tengan un compromiso visible, consistente y sostenido en el tiempo con un estándar común y publicado de comportamiento que se requiera en todas y cada una de las áreas de la organización, así como a sus socios de negocio.

Para el cumplimiento de este requisito la norma detalla:

Elementos a tener en cuenta para desarrollar la cultura de Compliance, que resumimos en:

  • La política de compliance implantada, comunicada activamente por la dirección, asegurando la formación y sensibilización de toda la organización en su respeto e implementación
  • Sistema de evaluación del cumplimiento de las políticas de compliance
  • Sistema de reconocimiento y valoración en el logro de objetivos de compliance
  • Sistema disciplinario en caso de conductas penales o no conformes a las políticas de compliance

Elementos a tener en cuenta para medir el grado de cumplimiento de la cultura de compliance que básicamente resumimos en

  • Evaluar la comprensión de los objetivos de compliance por parte de todas las partes interesadas

Como se resuelven y comunican las no conformidades en materia de compliance

Un sistema de gestión debe contar con los recursos necesarios, humanos y financieros y técnicos para poder implementarse y mantenerse. Además la norma cita expresamente que se tenga en cuenta la evaluación de la necesidad de acceso a recursos de asesoría externa si fuera necesario

Definir las competencias y funciones del personal para el sistema de compliance es fundamental sobre todo para

  • El personal que desarrolla tareas específicas de compliance
  • Las personas que desempeñan cargos relevantes en la cadena de mando o gestionan riesgos estratégicos en materia de legal

Por otro lado, la norma dedica  requisitos específicos para garantizar la diligencia debida sobre todo para personas que ocupan posiciones relativamente expuestas al riesgo penal

La preocupación por la formación continua del personal en las funciones y responsabilidades de compliance debe quedar suficientemente demostrada y documentada. Además la norma insiste expresamente que las necesidades de formación sean evaluadas de forma específica en el análisis de riesgos de compliance

En cuanto a la comunicación y sensibilización debe quedar demostrada la implicación de la dirección en la transmisión de la importancia de las obligaciones de compliance a toda la organización y partes interesadas (socios etc.), de forma que la cultura de  compliance sea  una realidad integrada en las conductas y procesos de la organización

OPERACIONES UNE 19601 Los controles

Se trata de la aplicación de las medidas o controles de compliance en orden a eliminar o evitar el riesgo penal

En este capítulo la norma hace especial énfasis en aquellos controles que nos hablan de la Diligencia debida incorporando requisitos de la norma ISO 37001 de blanqueo de capitales y en sintonía con las reformas del código penal español en materia de responsabilidades de las personas jurídicas en materias de cumplimiento legal

Los procedimientos o políticas de diligencia debida deben centrarse o aplicarse principalmente a:

  • Las transacciones y negocios estratégicos
  • Las relaciones más relevantes del negocio (socios, subcontratas etc.)
  • El personal expuesto

Los procedimientos de diligencia debida pueden desarrollarse teniendo en cuenta el ANEXO B de la norma donde se desarrollan kilos conceptos de diligencia debida tanto para los socios del negocio como para el personal en posiciones especialmente expuestas

Como complemento a los controles de debida diligencia debemos tener en cuenta en los controles financieros

  • La segregación de funciones
  • Circuitos de aprobación
  • Control en procesos de emisión de información financiera

Realización de auditorías financieras

Los controles también han de ampliarse a todas aquellas actividades o procesos que puedan ser susceptibles de riesgos penales para la organización

  • Asegurar que todas las entidades bajo el control de la organización adopten las mismas medidas y planes de compliance que la propia organización
  • Requerir la implementación de controles de compliance a las entidades que queden fuera del control de la organización y evaluar si los controles que tienen implantados son adecuados para gestionar el riesgo penal

Deberemos asegurarnos que Las cláusulas de los contratos deben incluir aspectos directamente relacionados con el compliance penal para todos los socios del negocio, proveedores etc. que supongan un riesgo penal. También se deben prever si fuera necesaria la realización de auditorías.

Los incumplimientos e irregularidades en materia de compliance deberán

  • Comunicarse debidamente por canales habilitados expresamente para ello y que son conocidos por toda la organización además de fomentar y facilitar su uso
  • Dejar claro que no se establecerán represalias por comunicar los incumplimientos y facilitar información adicional a los que planteen dudas al respecto
  • También deberemos asegurarnos que se investigan convenientemente todas las comunicaciones recibidas con los medios suficientes y que finalmente se establezcan más medidas oportunas y necesarias cuando se confirmen las comunicaciones

EVALUACION UNE 19601 Auditorias

La evaluación del desempeño es algo fundamental en cualquier sistema de gestión y en compliance no es menos importante

Para establecer una correcta evaluación del desempeño deberíamos tener en cuenta

  • Fijar las fuentes de información por las cuales vamos a evaluar el sistema como pueden ser el personal, los clientes, proveedores, administración, indicadores de evaluación de procesos, no conformidades, incumplimientos etc.
  • Establecer un método de recogida y análisis de dicha información
    • Informes, encuestas, auditorias, revisiones, reuniones o talleres etc.
  • Determinar indicadores que nos permitan medir y evaluar comportamientos y tendencias y en definitiva el desempeño del sistema

En este capítulo además encontramos requisitos para la elaboración de los informes de compliance ya que no basta con medir el desempeño del sistema sino que la información debe ser organizada convenientemente para que la dirección pueda analizar y sacar conclusiones del rendimiento del sistema mediante:

  • Organización de contenidos (formatos) y factores clave a incluir en los informes

Programas de informes periódicos

Aquí se establecen criterios para la realización de auditorías internas que básicamente resumimos en que

  • Deben establecerse planes de auditoria donde se definan
    • La frecuencia
    • El método de auditoria
    • Las responsabilidades
    • El alcance y procesos involucrados
  • Se deben obtener los correspondientes informes de auditoria
  • Seleccionar los auditores que asegurando su imparcialidad e independencia

Las auditorias además de analizar el cumplimiento de las políticas, objetivos y requisitos de la norma UNE 19601 deberán al menos analizar

  • La materialización de riesgos penales
  • Las no conformidades de compliance penal
  • Los fallos en  el  cumplimiento  de  los  requisitos  de  compliance  penal

Las debilidades  detectadas o posibilidades de mejora en la política de compliance penal y el sistema de compliance

El sistema de gestión de compliance deberá ser evaluado periódicamente  mediante un informe de revisión que en esta norma en concreto deberá ser llevado a cabo en 3 niveles

  • Revisión por el órgano de compliance penal
  • Revisión por la alta dirección
  • Revisión por el órgano de gobierno

MEJORA UNE 19601 Auditorias

Para establecer un sistema de gestión de compliance  es necesario implementar un sistema de mejora continua que analice la información del rendimiento del sistema que nos permita sacar las conclusiones para establecer medidas de mejora

Las fuentes de información y de herramientas para la mejora continua son

  • Los resultados de las auditorias y revisiones
  • El análisis y tratamiento de las no conformidades

EL tratamiento  delas no conformidades forma parte específicamente del proceso de mejora continua donde se nos requiere que

  • Reaccionemos de forma rápida y transparente ante una no conformidad detectada
  • Adoptemos las medidas para controlar la situación y corregirla
  • Gestionemos las consecuencias de la no conformidad para evitar en lo posible el impacto negativo en la organización
  • Adoptemos un plan de medidas correctivas y establezcamos un seguimiento del mismo para evitar que se vuelvan a repetir

COMO ES LA ESTRUCTURA DE LA NORMA UNE 19601

La norma UNE 19601 es una norma española que adopta la estructura de alto nivel que veremos en detalle más adelante y que es común a las normas ISO:

4 Contexto de la Organización
5 Liderazgo
6 Planificación
7 Elementos de apoyo
8 Operación
9 Evaluación del desempeño
10 Mejora

La norma UNE 19601 se basa en:

  • Las mejores prácticas para el compliance penal de la norma ISO 19600
  • Las buenas prácticas globales de lucha contra el soborno requisitos de la norma ISO 37001
  • Otros requisitos que vienen determinados por las exigencias del Código penal español
integracion-une-19601

La norma UNE 19601 reordena los contenidos de las normas mencionadas manteniendo la estructura del anexo SL común a las normas ISO

Como nota interesante, UNE 19601 nos aporta una serie de anexos como contribución para guiarnos en la implementación de la norma. La mayoría  de estos anexos tienen carácter informativo como ayuda voluntaria para la implementación de la norma. Sin embargo encontramos uno de carácter obligatorio como exigencia normativa para la certificación:

No ayuda a identificar los requisitos del Código penal dentro de la norma UNE 19601

Contiene aclaraciones y recomendaciones sobre la elaboración de procedimientos para  ejercitar la diligencia debida aplicada tanto a los socios de negocio como para los miembros de la organización

Establece el listado de información documentada necesario para acreditar el cumplimiento de los requisitos de la Norma UNE 19601.

La documentación es tratada como evidencia no solo de la existencia del sistema de gestión de Compliance sino también de su aplicación práctica.

Contiene recomendaciones para implementar la gestión del compliance en filiales de la organización y en socios de negocio.

Recomendaciones útiles para la redacción de cláusulas contractuales que incluyan requisito para la salvaguarda del cumplimiento legal (Compliance)

Información complementaria sobre como tener en cuenta los requisitos de compliance en las reestructuraciones societarias, sobre todo para recordarnos que la responsabilidad penal no se extingue como consecuencia de operaciones societarias.

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