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Utiliza WhatsApp en tu empresa

Las empresas podrán utilizar WhatsApp para su mensajería instantánea con el cumplimiento de las normas RGPD y la LOPDGDD.

Es un medio de comunicación que permite la comunicación directa con los clientes y proveedores, ofreciendo nuevas alternativas y formas de interacción. 

¿Sabes que es el WhatsApp Business?

Esta herramienta tecnológica está siendo utilizada cada vez mas por las empresas y autónomos; se debe tener claro que existen dos versiones de whatsapp: la empresarial y la personal (whatsapp messenger). 

WhatsApp Business fue diseñada específicamente para cubrir las necesidades de los negocios o empresas que necesitan mejorar sus comunicaciones con los clientes y que les permite contestar de manera rapida y ordenada. 

Como toda aplicación también posee terminos y condiciones especificados por su creador, haciendo que los encargados de su utilización sean conscientes de su comprensión y aceptación. Este tipo de cuentas estarán sujetas a cierres por malas prácticas y por no seguir las recomendaciones de seguridad. 

Medidas para utilizar WhatsApp Business con tus clientes

Existen diferentes normas que se deben seguir para poder utilizar whatsapp con tus clientes y no cometer problemas de seguridad en la información que puedan conducir a demandas o procesos de mala práctica. 

  1. La empresa podra comunicarse con sus clientes por medio de mensajería instantanea si su tratamiento es lícito, cumpliendo alguna de las condiciones planteadas por el Artículo 6 del RGPD.

Más información de RGPD

Licitud del tratamiento

1.   El tratamiento solo será lícito si se cumple al menos una de las siguientes condiciones:

a)

el interesado dio su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales para uno o varios fines específicos;

b)

el tratamiento es necesario para la ejecución de un contrato en el que el interesado es parte o para la aplicación a petición de este de medidas precontractuales;

c)

el tratamiento es necesario para el cumplimiento de una obligación legal aplicable al responsable del tratamiento;

d)

el tratamiento es necesario para proteger intereses vitales del interesado o de otra persona física;

e)

el tratamiento es necesario para el cumplimiento de una misión realizada en interés público o en el ejercicio de poderes públicos conferidos al responsable del tratamiento;

f)

el tratamiento es necesario para la satisfacción de intereses legítimos perseguidos por el responsable del tratamiento o por un tercero, siempre que sobre dichos intereses no prevalezcan los intereses o los derechos y libertades fundamentales del interesado que requieran la protección de datos personales, en particular cuando el interesado sea un niño

 

 .

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2.  

Otro de los artículos que se debe cumplir es el Artículo 13 de la RGPD. En este se brinda toda la informacion sobre el tratamiento de datos de presentación de la empresa que esta realizando el envió de los mensajes, cuáles serán los fines destinados de la información personal y la base jurídica en los que se apoya. 

3. 

Dentro de la misma aplicación whatsapp business cuenta con una aplicación de interfaz que permite la comunicación con diferentes software de la empresas, entre los cuales se pueden utilizar herramientas de CRM. Por ello la aplicación tiene una función de solicitud de consentimiento para antes de iniciar cualquier tipo de comunicación con los clientes. 

WhatsApp Business se ajusta para el envió de mensajes de bienvenida en donde se recomienda informar claramente sobre el tratamiento de datos.

Desde Ingertec te ayudamos con la implantación de las normas de Seguridad de la información que tu empresa necesita. Revisa las siguientes normas y solicitanos más información. 

Pautas para el envió de información por medio de Whatsapp business

Solo se recomienda la utilización de esta aplicación como un canal informativo y de publicidad y no para compartir información de datos personales o información confidencial. 

Las siguientes son pautas para el envió de información a través de whatsapp business: 

  • Se prohibe cualquier envió de información ya sea de promociones o publicidad, por medio electrónico u otro medio de comunicación electrónico equivalente que no fuera aprobado o autorizado por el destinatario. 
  • Si existe una relación contractual la cual se obtuvo de manera lícita y la información enviada sea del tipo comercial referente a los productos contratados o similares. 
  • Se debe indicar al usuario que podrá oponerse al tratamiento de sus datos con fines comerciales, que podrá utilizar un procedimiento sencillo y gratuito para oponerse en cualquiera de sus comunicaciones. 
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Recomendaciones adicionales al usar Whatsapp business

    • Solo se podrán utilizar dispositivos seguros por el responsable del grupo; también podrán interactuar personas adicionales que previamente tengan un acuerdo de confidencialidad de interacción para esta aplicación. 
    • Las organizaciones deberán dar formación a sus empleados sobre el correcto tratamiento de los datos personales de los clientes y el uso adecuado de grupos internos de whatsapp
    • En cualquier momento el cliente podrá ejercer sus derechos sobre oposición sin ningún inconveniente. 
    • Evaluar los riesgos que conlleva trabajar con datos personales y tomar las acciones necesarias para su protección, ya sea utilizando aplicaciones o software de tratamiento y seguridad de datos. 
    • Establecer medidas técnicas y organizativas para el manejo de la información y de su protección 

También puedes utilizar Whatsapp internamente en tu empresa

El primer paso es la creación de un grupo con el personal de la organización en donde se debe especificar el tipo de comunicaciones que se realizarán e informar de manera previa esta información a todos los miembros.

Muchas organizaciones utilizan este medio para dar avisos sobre enfermedad, llegadas tarde, cambios de turno, capacitaciones generales e información referente a temas laborales.

Los empleados podrán aceptar o rechazar libremente el uso de este tipo de grupos, sobre todo si se utilizan teléfonos particulares. Además, los miembros del grupo podrán revocar el consentimiento de aceptación y ejercer sus derechos en cualquier momento. 

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