En este artículo, hablaremos de cómo implantar un sistema de gestión basado en normas ISO cuando quiere obtenerse la certificación.

Es importante recordar que cualquier proceso de implantación de cualquier norma, sea ISO 9001, ISO 14001, etc., debe estar bien estructurado y tener unas fases bien definidas.

Cuando una empresa decide implantar un sistema de gestión basado en una norma ISO, y no dispone de medios propios, es importante decidir la consultora con la que quiere realizar el proceso.

En este caso, la consultora será la encargada, junto con los responsables del sistema por parte de la empresa, de realizar la implantación.

Para poder definir los plazos, se recomienda elegir al inicio la entidad de certificación con la cual obtener el certificado, que es uno de los objetivos de la implantación del sistema de gestión, siendo algunas de las más conocidas en España AENOR, Bureau Veritas, SGS, etc.

En el desarrollo de los diferentes apartados, tomaremos como referencia la norma ISO 9001, por lo que algunos apartados pueden variar en complejidad según la norma a implantar, por ejemplo, la ISO 27001

Paso 1: Diagnóstico

Es la fase más importante, ya que de ella va a depender el desarrollo del proyecto de implantación, por lo que es fundamental el compromiso y colaboración de la alta dirección, especialmente en el intercambio de información con el consultor:

  •   Intercambio efectivo de información entre consultor y empresa.
  •   Comparativa entre requisitos de la norma ISO a implantar y las prácticas actuales de la organización.
  •   Definición del alcance del sistema de gestión.
  •   Conocimiento del contexto de la organización.

Paso 2: Planificación de la implantación

Con los resultados del diagnóstico, se elabora un plan de trabajo que tiene que ser presentado tanto a la alta dirección como los empleados implicados.

En él quedarán reflejadas:

  •   El cronograma de ejecución, indicando objetivos y plazos.
  •   La asignación de roles y responsabilidades.
  •   Los recursos necesarios y su asignación.
  •   Programa de formación.

Paso 3: Determinar los procesos y definir el sistema de gestión

Deben identificarse todos los procesos relacionados con el sistema de gestión y sus interrelaciones:

  •   Determinar alcance y objetivo de los procesos.
  •   Entradas y salidas.
  •   Proveedores y clientes.
  •   Elaboración del mapa de procesos (representación gráfica de los procesos).
  •   Establecimiento de procedimientos y primeros registros.
  •   Definición de indicadores, controles y seguimiento, así como el tratamiento de las no conformidades.

Para terminar de definir el sistema de gestión, también se deben conocer:

  •   Organigrama.
  •   Las partes interesadas.
  •   Riesgos y oportunidades.
  •   Definir los objetivos a incluir en la política.

Paso 4: Documentar el sistema de gestión

En el cuarto paso, se elabora y redacta la documentación propia del sistema, algunos de ellos son:

  •   Alcance y contexto de la organización.
  •   Política y objetivos
  •   Requisitos y expectativas de partes interesadas.
  •   Manual del sistema de gestión.
  •   Procedimientos.
  •   Indicadores.
  •   Registros.
  •   Documentos requeridos por la empresa (instructivos, planes, formularios, etc.)

Paso 5: Implantación del sistema de gestión

Una vez se tiene toda la documentación, se establece un plan de implantación, que es presentado por la consultora a la alta dirección y al resto de implicados en una reunión.

  •   Se deja patente el compromiso de los departamentos y sus responsables, así como de la alta dirección.
  •   Se establecen fechas y plazos y roles y responsabilidades por ambas partes.
  •   Programación de reuniones formativas y de asesoramiento.

Paso 6: Seguimiento y medición del sistema de gestión

El sistema de gestión empieza a rodar, por lo que es importante:

  •   Planificar auditorías internas periódicas para verificar (mediante medición de indicadores) el buen funcionamiento del sistema de gestión, de cara a la auditoría de certificación.
  •   Detectar posibles desviaciones (no conformidades) que difieran de los objetivos definidos y establecer acciones correctivas si procede.
  •   Revisión por la dirección de los resultados de las auditorías internas.
  •   Seguimiento de las acciones: abordar los riesgos y oportunidades (mejora continua).

Paso 7: Auditoría de certificación. Mantenimiento

Si tras las auditorías internas realizadas por la consultora todo está correcto, se procede con la auditoría de certificación, en la cual un auditor externo de la entidad de certificación valorará el cumplimiento de los requisitos de la norma implantada:

  •   El certificado se obtiene si el resultado de la auditoría externa es correcto. Si quedase alguna No Conformidad tras la auditoría, se deberá presentar un Plan de Acciones Correctivas.
  •   Un certificado tiene una validez de 3 años, y se renueva mediante la auditoría de renovación (realizada por el auditor externo de la certificadora).

Una vez conseguido el certificado no es el final del trayecto.

Para mantener el certificado, la empresa debe pasar una auditoría de seguimiento al año (obligatoria) para comprobar que todo sigue conforme y en proceso de mejora continua.

Estas auditorías internas, puede realizarlas la propia empresa con personal interno cualificado o contratar a una consultora externa.

En Ingertec te apoyamos en todo el proceso, desde que decides implantar y certificar un sistema de gestión ISO hasta todo el proceso de mantenimiento y auditorías anuales.