Conoce por qué no has de usar el correo electrónico como Canal de Denuncias en tu empresa
Lo crean o no, todas las empresas, sobre todo aquellas empresas con más de 50 trabajadores, han de contar con un canal de denuncias de irregularidades. No solo para cumplir con la Ley 2/2023, si no también para el cuidado del personal y la seguridad en el entorno laboral.
Hay quienes, por ahorrar costes o tiempos de gestión, deciden implementar una dirección de correo electrónico corporativo para la entrada de estos emails. Sin embargo, esta no es en absoluto la mejor opción.
Os dejamos 3 razones por las que no debéis usar el correo electrónico como canal de denuncias.
1. Seguridad y protección de datos personales.
El correo electrónico no cuenta con ningún sistema de cifrado. Esto deriva en que, si una persona quiere realizar una denuncia por infracciones penales, administrativas o mala conducta, no pueda hacerlo de manera anónima y acabe enviando su denuncia junto con sus datos personales. Por otro lado, estos emails son fáciles de modificar y pueden caer en manos de personas no autorizadas. Además, no cumple el artículo 32 del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) para el almacenamiento de datos de alta seguridad.
2. Confianza en la organización
El contar con un canal de denuncias apropiado muestra a los empleados la importancia que la empresa le otorga a sus necesidades y seguridad. Esto implica que, ante cualquier irregularidad o infracción, trabajadores o externos no duden a la hora de realizar su denuncia con todo detalle, confiando en el anonimato y seguridad.
3. Tramitación ineficaz
Tras recibir la denuncia, la empresa ha de procesarla correctamente, y para ello, ha de hacerlo en un sistema de gestión de casos de denuncias que permita investigar la situación eficientemente. Por ello, si la empresa cuenta con un canal de denuncias apropiado, esta gestión se realizará automáticamente, evitando ese trabajo a la empresa.
Otros usos del Canal de Denuncias.
El canal de denuncias es válido para:
- Dudas/sugerencias (quedando excluidos las reclamaciones comerciales, peticiones de empleo, publicidad…).
- Tratos discriminatorios, acoso laboral y/o sexual.
- Mal uso de información clasificada y gestión inadecuada o lucrativa de los recursos empresariales.
- Robos, fraudes y corrupción.
- Conductas y acciones inmorales o ilegales para con el desempeño del trabajo.
Aplicación, periodos y sanciones.
El canal de denuncias ha de ser de obligatorio cumplimiento en empresas privadas de más de 50 trabajadores, todas las entidades públicas, partidos políticos, sindicatos, organizaciones empresariales y las fundaciones que reciban o gestionen fondos públicos.
Empresas con una plantilla de entre 50 y 249 personas trabajadoras y municipios de menos de 10.000 habitantes tienen como plazo máximo de implantación del canal de denuncias el 1 de diciembre de 2023. Ya que el plazo para empresas de más de 250 trabajadores y municipios mayores terminó en junio de 2023.
Si no se ha implementado el canal de denuncias para esa fecha, la empresa puede enfrentarse a multas de entre 1.001 euros y 1.000.000 de euros, amonestaciones a la hora de trabajar con la Administración Pública y prohibición de participar en subvenciones u otros beneficios fiscales.
Obtener un Canal de Denuncias.
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