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Certificado ISO 9001 Guía práctica (4) Planificación

ISO 9001:2015 Planificación para el sistema de gestión de calidad

ISO 9001:2015 Planificación para el sistema de gestión de calidadNos encontramos ante una sección completamente nueva dentro de la redacción de la norma ISO 9001:2015 aunque recoge varios aspectos ya tratados en la norma ISO 9001:2008 para desarrollarlos adecuadamente y así darles la importancia que deben tener dentro de la Gestión de la calidad.

Este requisito de Planificación del sistema de calidad se desarrolla en la cláusula 6 de la nueva norma:

cláusula 6 de la nueva norma ISO 9001:2015

En esta sección se profundiza en un objetivo ya existente en versiones anteriores como es la mejora continua del sistema. Se trata de enfatizar no solamente la puesta en marcha de un sistema de gestión sino de ahondar en el concepto de su mantenimiento y mejora continua. Para ello se establece un nuevo punto de referencia dentro del sistema de gestión de la calidad: la evaluación de riesgos y oportunidades como punto de partida para el establecimiento de los objetivos estratégicos de la calidad en lo que se denomina “Acciones para abordar riesgos y oportunidades”

Veamos esto punto por punto:

6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades

Como ya hemos visto en los puntos anteriores ya se hace referencia al análisis de riesgos y oportunidades:

En el punto dedicado al enfoque al cliente del punto 5. Liderazgo, se menciona la obligación de realizar una evaluación de riesgos y oportunidades para cumplir con los requisitos de calidad

En el punto dedicado al análisis del contexto de la organización ya proponíamos como punto esencial para la documentación de las cuestiones internas y externas la realización de un análisis DAFO (Análisis de Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) como cumplimiento de los requisitos del análisis contextual. De hecho la norma menciona expresamente en este punto que “la empresa es requerida para hacer frente a los riesgos y oportunidades asociados a sus procesos del Sistema de Gestión de Calidad”

En este punto del apartado dedicado a la planificación volvemos a encontrar el requisito de tomar acciones para abordar los riesgos y oportunidades. Aquí encontraremos las pautas para desarrollar este concepto en profundidad

UN PLAN BASADO EN RIESGOS

La norma nos propone partir de una evaluación de riesgos que afecten tanto a las cuestiones internas como externas como el punto de partida para tomar las acciones encaminadas a la consecución de la calidad. En otras palabras, se trata de abordar las oportunidades de mejora basándonos en un análisis científico, documentado y planificado donde se incorporen los conceptos y fundamentos de la gestión de los riesgos.

Los Objetivos de este plan basado en el análisis de riesgos y oportunidades son

  • Asegurarse que el Sistema de Gestión de Calidad consigue los resultados previstos.
  • Aumentar los efectos deseables.
  • Eliminar los efectos indeseados.
  • Conseguir la mejora continua.

Para conseguir estos objetivos deberemos

  • Abordar las acciones necesarias y proporcionadas para minimizar el impacto potencial en la conformidad de productos y/o servicios de los riesgos y oportunidades.
  • Integrar estas acciones dentro de los procesos de Sistema de Gestión SGC
  • Evaluar la eficacia de dichas acciones.

En el siguiente cuadro resumimos lo planteado hasta ahora

ISO 9001:2015 Planificiación y Contexto de la Organización

¿Cómo hacer la evaluación de riesgos y oportunidades?

Para la evaluación de riesgos podemos utilizar distintas metodologías existentes como por ejemplo

  • ISO 31000
  • Análisis del entorno (PEST)
  • Modelo de las 5 fuerzas de Porter
  • Análisis DAFO

En este articulo se nos explica un sistema simple como es el análisis DAFO (Análisis de Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) y que a su vez es bastante completo y que puede sernos de gran ayuda para cubrir las necesidades de este análisis e integrarlo con los requisitos de la norma ISO 9001:2015

ISO 9001:2015 Análisis DAFO

6.2 Objetivos de la calidad y planificación para lograrlos

Una vez identificadas los riesgos y amenazas pasamos a la siguiente fase para poder cumplir con los requisitos de la norma que podemos resumir en el siguiente gráfico:

ISO 9001 2015 Acciones para abordar Riesgos

Para determinar las acciones a abordar deberemos tener en cuenta el punto de la norma donde se dice que “Las acciones tomadas para abordar los riesgos y oportunidades deben ser proporcionales al impacto potencial en la conformidad de los productos y los servicios.”

Este es el momento de priorizar cada uno de los resultados del análisis DAFO mediante un análisis ponderado que puede ser en base a criterios como:

Análisis de riesgos ISO 9001

1 Probabilidad de que la amenaza u oportunidad ocurra

  • Alta (3)
  • Media (2)
  • Baja (1)

2 Impacto o daño causado por la amenaza si ocurre

  • Alto (3)
  • Medio (2)
  • Bajao(1)

En este caso decidiremos mediante el criterio de combinación de ambas ponderaciones:

Probabilidad x Impacto = Nivel del Riesgo

ISO 9001:2015 Matriz de Evaluación de Riesgos

Con este criterio podremos determinar que riesgos son asumibles y aquellos que necesitan ser abordados o mitigados así como las acciones y estrategias a abordar.

Posteriormente podremos crearnos una ficha para cada acción correspondiente de forma que podamos realizar el seguimiento adecuado

Para ello deberemos incluir la siguiente información de forma que las acciones puedan ser integradas dentro de los procesos de la organización

Campos para la ficha de seguimiento de Objetivos

  • Descripción del Objetivo
  • Metas o acciones para alcanzar el Objetivo
    • Fecha de planificación de las acciones
    • Fecha de consecución de las acciones
    • Indicador medible
    • Valor para la consecución de la acción
    • Seguimiento del indicador (Trimestral/semestral etc.)
  • Proceso afectado
  • Responsable del Objetivo
  • Plazo para su consecución
  • Conclusiones

6.3 Planificación de los cambios

Finalmente pasamos a mencionar esta cláusula que viene a desarrollar el concepto del control de cambios ya insinuado en la versión anterior de la norma ISO 9001:2008 en el requisito 5.4.2 (b).

Según esta cláusula, la planificación de cambios en la organización debe tener en cuenta:

  • Las consecuencias (potenciales) de los cambios,
  • Como afecta a la integridad del SGC,
  • La disponibilidad de recursos
  • La asignación de responsabilidades.

Conclusión

No solo debemos planificar objetivos. Los cambios que vayamos a realizar en nuestro sistema deben llevarse a cabo de manera planificada, organizada y controlada para no afectar a la satisfacción del cliente.

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